Qu’elle soit à but ludique ou à but commercial, l’organisation d’un événement se doit d’être une réussite. Même si on s’en doute, derrière tout événement réussi, se cache une véritable organisation. C’est quelque chose qui se prépare minutieusement. Découvrez ici, les étapes fondamentales pour réussir l’organisation de votre événement.
Sur un papier, posez les fondements
La première des choses à faire pour un événement réussit, c’est de définir vos objectifs. Clarifiez sur un papier l’objectif ainsi que l’ampleur de votre événement. Par la suite, demandez-vous à quelle catégorie de personne il devrait s’adresser.
Aujourd’hui, il existe une multitude d’événements sportifs, culturels et festifs. Il est donc essentiel que vous puissiez vous sortir du lot. Vous devriez alors apporter une nouvelle touche, quelque chose qui sort de l’ordinaire, comme des animations ludiques un peu plus originales. On peut penser à des laser game mais à l’intérieur d’une structures gonflable ou encore à des animations autour des sensations fortes. Imaginez la surprise de vos invité en découvrant un simulateur de chute libre ou une structure XTrem Jump. Des sociétés comme Happy Game, basée entre Nantes et Rennes vous propose la location d’animations originales. C’est la garantie de marquer les esprits et une des seules façons pour que l’on puisse parler votre événement pendant longtemps.
Loin d’être une idée débile, écrire toutes les directives sur un papier vous permettra de ne pas vous éparpiller en cours de route. En outre, il faut bien que vous y inscriviez les axes stratégiques, les objectifs afin de faire une meilleure présentation à votre équipe, vos prestataires, sponsors et potentiels partenaires.
Faites un rétroplanning complet
Établir un budget prévisionnel ainsi qu’un rétroplanning est la clé pour une organisation réussie. À cette étape, vous devriez prendre votre temps afin de mieux planifier toutes les tâches que vous seriez appelées à gérer dans le processus d’organisation de votre événement.
De façon non exhaustive, ce rétroplanning doit comprendre les éléments suivants :
- La sécurité ainsi que toutes les étapes légales et administratives ;
- La recherche des groupes musicaux et autres intervenants ;
- La recherche de prestataires, des partenaires ;
- La production de divers éléments en rapport avec l’événement ;
- La création d’une billetterie en ligne ;
- La création de différents outils de communication ;
- La constitution d’équipes.
En outre, les étapes à suivre pour une organisation réussie sont variées et nombreuses. Dès que toutes les étapes seront planifiées et listées, vous pourriez entamer plus sereinement l’organisation de votre événement. Faites très attention, car l’univers de l’événementiel est reconnu pour ses nombreux rebondissements. N’hésitez donc pas à faire des plans B, C et même D afin d’anticiper certains obstacles. Sinon, vous risquez bien d’être surpris.
Faites équipe avec des partenaires, des sponsors
L’une des étapes les plus importantes d’un rétroplanning, c’est de recherche des mécènes, des sponsors, de partenaires. Il est important qu’ils vous offrent un soutien de taille, car ils pourront être d’une grande aide tant sur l’aspect humain, matériel, financier. La validation de ces paramètres est essentielle pour une meilleure visibilité.
Il est vrai que tout ceci vous demande de l’énergie, mais surtout du temps. Toutefois, vous devez vous assurer d’avoir avec vos prestataires et sponsors, la meilleure équipe qu’il soit. La notoriété ainsi que l’image de votre événement en dépendent énormément.
Faites un meilleur choix de prestataires événementiels
Vos besoins en sponsors et en prestataires seront différents en fonction de la configuration, de la thématique et de l’ampleur de votre événement. Voici quelques exemples de prestataires de services lesquels vous devriez plus vous penchez lors de vos recherches :
- Un prestataire pour s’occuper de la sécurité et de l’accès du site ;
- Un prestataire technique qui s’occupera du réseau internet, de la lumière et du son ;
- Une billetterie pour la gestion des invitations ;
- Une entreprise ou un traiteur qui s’occupera de la restauration de vos invités.
Pour que l’organisation de votre événement soit une totale réussite, vous feriez appel à de nombreux prestataires de services. Alors pour bien les choisir, n’hésitez pas à lancer des appels d’offres. Faites les choix en fonction des offres et tarifs qu’ils vous proposeront.
Une forte communication
La communication autour de votre événement devrait être pensée en amont. Pour cibler les plausibles participants, le choix des supports les plus appropriés est de mise. La publicité via l’affichage, les médias, la presse, les réseaux sociaux est très importante.
Créez des avantages, des codes promotionnels, des bonus aux potentiels participants qui s’inscriront plus tôt. L’utilisation des meilleurs outils de communication est essentielle pour optimiser la vente rapide de vos billets. Une billetterie sold-out est la preuve que votre communication a été un franc succès. Créez un dossier de presse de manière à ce que les médias, la presse parlent de votre événement.
Mettez vos invités à l’aise
Les participants à votre événement doivent être chouchoutés. Faites le maximum pour leur offrir le jour J une ambiance chaleureuse, conviviale. N’oubliez surtout pas de mettre à leur disposition les infrastructures suivantes : les points d’eau, les toilettes, l’accès pour les personnes à mobilité réduite. Rendez visibles ces points d’accès afin que l’accès y soit facile.
Bilan et brief
Avant le jour J, récapitulez toutes les informations nécessaires à vos équipes afin que tout le monde soit au même niveau d’informations. Les téléphones ou les talkies sont indispensables, car ils vous permettront d’échanger sur l’évolution des choses. Dès que l’événement prendra fin, faites un petit bilan. Établissez les points d’alertes, les points positifs pour une prochaine édition.